Digital Workplace: un modo per guardare avanti e non farsi trovare impreparati

Le aziende che avevano già realizzato un Digital Workplace o avviato lo Smart Working hanno avuto un impatto minore dal lockdown imposto per la pandemia di Coronavirus

Va detto e va riconosciuto: chi dirige l’azienda con una certa attenzione verso il futuro e l’innovazione ha più probabilità di cavarsela, anche di fronte a eventi imprevedibili. Così è stato per le realtà che avevano già realizzato (o avviato) progetti di Digital Transformation, per le quali le conseguenze della quarantena e del lockdown sono state meno traumatiche: si pensi al lavoro da remoto (Smart Working), ma non solo. Chi, per esempio, aveva già realizzato in azienda un Digital Workplace, ha avuto meno difficoltà a mantenersi in contatto con i dipendenti, ed è riuscito a garantire ritmi di lavoro adeguati a supportare la produzione e in generale il proprio Business, anche da remoto.

Grazie al Digital Workplace, infatti, in un unico luogo virtuale raggiungibile dal proprio PC o dal proprio dispositivo Mobile, e a diversi livelli di interazione, i manager, i dipendenti e le funzioni HR possono ottenere informazioni in tempo reale su ciò che gli interessa in un determinato momento, in genere risparmiando molto tempo che di solito si perde, per esempio, organizzando riunioni, cercando un collega al telefono o scrivendo e leggendo email.

Tra i benefici ottenibili da un Digital Workplace spicca quello della cosiddetta dematerializzazione, cioè l’eliminazione quasi totale dell’utilizzo della carta. Per esempio, è possibile abilitare chiunque all’utilizzo di un software applicativo di collaborazione (magari già in uso in azienda) che rende possibile la creazione di gruppi di lavoro che condividono documenti di ogni formato, da qualsiasi postazione.

Il coinvolgimento dei dipendenti ci porta direttamente a un tema molto sensibile oggi per le aziende, noto come Engagement, cioè la capacità di stimolare adeguatamente la propria forza lavoro, ottenendo in cambio una serie di benefici tra i quali citiamo qui solo quelli ritenuti di maggiore impatto: una maggiore Retention, l’aumento dell’appetibilità dell’azienda sul mercato (grazie al passaparola dei dipendenti soddisfatti del proprio ambiente di lavoro). Secondo Gartner, infine, “..chi investirà nella realizzazione di un ambiente lavorativo moderno e innovativo guadagnerà ben 10 punti percentuali nella speciale classifica dell’Engagement, con conseguenti benefici tangibili nella produttività ” (dicembre 2019).

Il Digital Workplace è anche un ambiente particolarmente adatto alla Comunicazione, non solo quella aziendale, ma anche e soprattutto quella bidirezionale e tra pari. Secondo un noto studio effettuato qualche anno fa da Wakefield Research, sui 500 executives e responsabili IT intervistati il 69% ha risposto che vedeva nella Social Collaboration il più imminente ambito di investimento. Si pensi a quanto può valere agevolare il Knowledge Transfert tra colleghi, o quanto può essere utile al business accedere velocemente a una informazione chiave per la vendita di un prodotto o di una soluzione, senza dover aspettare che qualcuno legga e risponda a una mail.

Realizzare oggi un Digital Workplace è anche più semplice di qualche anno fa, dal momento che diverse realtà lo hanno già implementato con successo e rappresentano di fatto degli esempi da imitare o da cui prender spunto.

Si deve però fare attenzione a non pensare al Digital Workplace come a una questione prettamente tecnologica, quindi da demandare a chi in azienda è deputato alla scelta delle piattaforme informatiche. Non è così. Realizzare un ambiente di lavoro completo necessita di chiarezza di intenti e di processi chiari ed efficaci, risorse che in azienda sono spesso in possesso dell’ufficio del Personale, dove in genere operano anche le figure professionali in grado di approcciare i progetti con l’ottica fondamentale del Change Management

Perché di questo alla fine si tratta, di saper accompagnare la forza lavoro in un processo di cambiamento non traumatico e che produrrà benefici per tutti.

Per approfondire queste tematiche:
ALLOS | HR Innovation  | info@allos.it | www.allos.it

Corrado Galbiati 
ALLOS | HR Innovation

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