L’allarme che arriva dalle note spese
Con la crescente accessibilità degli strumenti di intelligenza artificiale generativa, anche le note spese sono diventate un terreno fertile per le frodi.
Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners, il 14 % dei casi di frode aziendale avviene tramite note spese, con una perdita media di 33 000 dollari. La combinazione tra strumenti gratuiti e capacità di generare immagini realistiche consente, con pochi clic, di produrre ricevute falsificate difficili da individuare.
Piattaforme di gestione come AppZen hanno rilevato che 14 % dei documenti fraudolenti presentati nel settembre 2025 erano generati dall’AI, rispetto a zero l’anno precedente, e secondo Medius circa 30 % dei professionisti finanziari britannici e statunitensi ha visto un aumento di scontrini contraffatti dopo l’arrivo di GPT‑4o nel 2024.
Molti CFO temono che i propri dipendenti utilizzino l’AI per falsificare le spese, e quasi 70 % di loro crede che la minaccia sia già presente.
Questi dati mostrano un aumento esponenziale delle frodi: ciò che prima richiedeva competenze di fotoritocco ora è a portata di tutti. Le ricevute create con l’AI generativa replicano loghi, caratteri e persino le pieghe della carta, rendendo quasi impossibile distinguerle a occhio nudo. Davanti a questi rischi, molti esperti consigliano di non fidarsi dei propri occhi.
«Inizialmente, i casi di frode più comuni che abbiamo riscontrato riguardavano la modifica dell’importo totale. Oggi, invece, vengono alterati anche altri elementi, come le aliquote IVA o dettagli specifici quali le quantità di carburante”»,
spiega Bertrand Muth, Direttore Generale Internazionale di N2F, e ancora,
«Stiamo inoltre osservando un incremento delle frodi legate all’IBAN: alcuni truffatori modificano il numero di conto sulle fatture, reindirizzando così i pagamenti verso conti bancari personali»
Perché la minaccia riguarda la governance e la cultura aziendale
I dati sulle frodi non sono solo un problema contabile: implicano questioni di governance, responsabilità diffusa e cultura organizzativa. Il programma del 55º Congresso nazionale AIDP dedica una sessione proprio ai processi decisionali e alle responsabilità diffuse.
La trasformazione tecnologica ridefinisce il potere e richiede di sviluppare le power skills per sintetizzare logica algoritmica e giudizio umano. In altre parole, l’AI impone di rivedere il contratto sociale d’impresa e di ripensare i modelli di partecipazione dei lavoratori.
In un’altra sessione, “Dai dati alle decisioni: ottenere risultati misurabili”, i professionisti HR sono chiamati a diventare “traduttori umani” dell’AI per trasformare i dati in decisioni e valore. Il rischio di frode nelle spese è un esempio concreto: occorre bilanciare efficienza e rapidità con etica, trasparenza e inclusione, elementi che ricorrono anche nelle discussioni sulla governance ESG e sulle sfide generazionali. La gestione delle spese non può quindi essere considerata un tema puramente tecnico; deve essere inserita in una strategia più ampia di cultura del controllo, rispetto delle regole e tutela della fiducia.
AI contro AI: come funziona il rilevamento delle frodi
Se l’AI generativa facilita le falsificazioni, la stessa tecnologia può diventare un alleato potente per scoprirle. Soluzioni di gestione delle spese basate su machine learning analizzano non solo l’importo, ma anche elementi come aliquote IVA, capienza del serbatoio indicata sulle ricevute di carburante, loghi e formati. I sistemi moderni segnalano automaticamente:
- Struttura o layout anomali della ricevuta.
- Incoerenza dei loghi, dei font o della tipografia.
- Artefatti visivi tipici delle immagini generate artificialmente.
- Importi illogici o incongruenti con la spesa dichiarata.
- Scontrini provenienti da Paesi che non coincidono con i dati di viaggio dei dipendenti.
- Spese in giornate non lavorative e duplicati.
Le soluzioni più avanzate affiancano analisi delle immagini a controlli sui metadati: le piattaforme di spesa come N2F o Veryfi, ad esempio, confrontano i numeri di conto con lo storico delle fatture per individuare anomalie negli IBAN e utilizzano modelli di visione artificiale per scoprire artefatti generativi. Questo approccio “AI contro AI” rimane però complementare alla vigilanza umana: molti fornitori raccomandano un approccio human in the loop, in cui l’esperienza dei revisori affianca l’analisi automatizzata.
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Best practice e responsabilità condivisa
Nel contesto italiano, dove la digitalizzazione procede a velocità diverse tra settori, conviene adottare una strategia multilivello. Oltre agli strumenti tecnologici, è essenziale formare dipendenti e manager sui rischi e sulle conseguenze delle frodi. Alcune pratiche consigliate sono:
- Utilizzare carte di credito aziendali per tutte le spese professionali e collegare le ricevute alle transazioni bancarie, in modo da garantire riconciliazioni complete.
- Verificare manualmente i dati dei nuovi fornitori e contattarli telefonicamente prima dei pagamenti per evitare frodi legate all’IBAN.
- Combinare AI e revisione umana per un controllo più accurato.
- Formare regolarmente i team sui rischi e sulle tecniche di frode più comuni.
- Sviluppare competenze critiche all’interno delle funzioni HR e finanziarie: come suggerisce il congresso AIDP, gli HR devono acquisire la capacità di interpretare i dati generati dagli algoritmi e tradurli in decisioni, senza perdere di vista la dimensione etica.
La prevenzione richiede anche un ripensamento delle regole e dei processi: in ambito AIDP si discute di architetture normative per il futuro, cioè di modelli contrattuali flessibili che tengano conto di vite professionali non lineari. Introdurre tecnologie di rilevamento delle frodi significa definire nuove procedure, nuove responsabilità e nuovi criteri di trasparenza.
Il ruolo dell’HR e dei leader finanziari
Il fenomeno delle frodi nelle note spese mette in luce la necessità di una leadership integrata tra funzioni HR e finance. I direttori del personale diventano mediatori tra algoritmi e persone: devono comprendere come l’AI influisce sui processi e sulle competenze richieste, promuovere la cultura della legalità e creare ambienti di lavoro inclusivi. Le sessioni sulla governance tra etica e competitività del congresso AIDP sottolineano che la trasparenza e la diversity nei board diventano fattori competitivi. Dall’altra parte, i CFO devono investire in piattaforme capaci di riconciliare i dati e di segnalare anomalie, ma anche sostenere la formazione dei propri team.
In prospettiva, l’AI potrebbe persino verificare in tempo reale la conformità fiscale delle ricevute, automatizzando controlli complessi. Tuttavia, la velocità dell’innovazione richiede una vigilanza continua: gli strumenti evolvono e i fraudster si reinventano, come in un gioco del gatto e del topo. Solo un approccio che integra tecnologia, competenze e cultura potrà fornire una risposta efficace.
Conclusioni
Le frodi nelle note spese, alimentate dall’AI generativa, sono un fenomeno reale e in crescita. Tuttavia, la stessa tecnologia offre strumenti potenti per proteggere le organizzazioni.
Per cogliere questa opportunità, le imprese devono andare oltre l’adozione di software: devono ripensare governance, processi decisionali e cultura aziendale.
I temi discussi all’AIDP – dal contratto sociale d’impresa al ruolo degli algoritmi nella distribuzione del potere, dalle competenze necessarie per tradurre i dati in decisioni all’integrazione dei principi ESG – offrono una cornice preziosa per affrontare la sfida.
In definitiva, l’intelligenza artificiale può diventare un alleato della fiducia, a condizione che sia guidata da leader consapevoli e supportata da una cultura organizzativa basata su etica, trasparenza e responsabilità condivisa.
Angela Reuze
Sales Manager a N2F
N2F ti aspetta a Padova il 12 e 13 giugno per il 55° Congresso Nazionale AIDP
“Il Coraggio della Competenza. Non è mai troppo presto, non è mai troppo tardi”
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