XLAB Architetti di Spazio-Tempo: progettiamo insieme nuovi ambienti di lavoro

Chi vive il tempo e lo spazio di lavoro allo stesso modo da 10, 5 o 3 anni?

Prendiamo ad esempio Alessandra, una project manager di una multinazionale. Dieci anni fa, Alessandra trascorreva ogni giorno in ufficio, con la sua scrivania ordinata, il caffè della macchinetta e incontri interminabili in sala riunioni. La sua giornata lavorativa iniziava con il viaggio in auto, treno e autobus e finiva solo quando riusciva a rientrare la sera a casa, lasciando dietro di sé i dossier e il lavoro che avrebbe ripreso la mattina dopo.

Cinque anni fa, Alessandra aveva già iniziato a sperimentare timidamente lo smart working, qualche giorno al mese, sfruttando la flessibilità concessa dalla sua azienda. Trascorreva quel giorno a casa, tra chiamate al telefono e e-mail, e la comodità di valorizzare il tempo speso in viaggi.

Oggi, però, il suo concetto di spazio e tempo di lavoro è completamente trasformato. Alessandra lavora sia da casa che in ufficio o in viaggio. Non è più strettamente vincolata ad un luogo fisico specifico. Il suo ufficio può essere il tavolo della cucina, una caffetteria tranquilla, un vagone del treno, uno spazio di coworking, grazie alla connessione Internet e agli strumenti digitali che le permettono di gestire il team e collaborare a diversi progetti con persone ovunque. Il tempo di lavoro è flessibile, intrecciato con le sue pause personali, 15’ di yoga a metà mattina, e un rapido giro di commissioni nel primo pomeriggio. La sua giornata non è più scandita dall’orologio, ma dai risultati che deve raggiungere. Per Alessandra, lo spazio e il tempo di lavoro sono diventati fluidi, dinamici e adattabili anche al suo stile di vita, un’evoluzione impensabile solamente qualche anno fa.

Con lo smart working, poi il lockdown e le opportunità del digitale, l’evoluzione dello spazio e del tempo nel lavoro è soggetta ad una profonda riflessione. Il concetto stesso di lavoro si è caratterizzato storicamente per la gestione del tempo da parte delle organizzazioni. Oggi l’asincronia e la scelta degli spazi sono caratteristiche emergenti, distintive e, forse, una conquista del lavoro contemporaneo. L’asincronia attribuisce, di fatto, la responsabilità del tempo-lavoro ai singoli. La scelta degli spazi richiede la capacità individuale e di team di creare, alimentare e mantenere solide relazioni professionali indipendentemente da luogo in cui si lavora. È la rivoluzione quantistica del lavoro.

Questo è il tema su cui hanno “giocato” gli oltre 150 partecipanti all’X-Lab Architetti di Spazio-Tempo a cui è stato affidato il compito di ridefinire gli spazi di lavoro alla luce del cambiamento del tempo.

La riflessione è stata sostenuta dal business game Human Research for Beauty progettato per il congresso e stimolata da un’introduzione di Elena Caffarena, partner PRAXI e Vicepresidente Aidp Piemonte e Valle d’Aosta, e Maddalena Losindaco, Computational designer, Building Engineer & Architect di Pininfarina.

Elena Caffarena ha presentato un’idea del ruolo del tempo e dello spazio nel lavoro: “Il tempo dedicato assume un ruolo chiave a tutti i livelli della performance, però è un tempo diverso a seconda dello scopo da raggiungere. La produttività è il frutto del tempo dedicato per le competenze impiegate. I risultati sono il frutto del tempo, delle competenze e della motivazione agonistica nei confronti dei problemi da risolvere, richiede ingegno e risorse personali per aggiungere alla produttività determinate caratteristiche qualitative che determinano le qualità del risultato. Il più elevato livello di performance è il valore aggiunto ed è frutto del tempo per le competenze, la motivazione e la relazione. Il tempo dedicato alla relazione con gli altri e alla comprensione del contesto aggiunge maggior valore all’atto di lavoro. Superando il valore generato dalla sola produttività o dai risultati raggiunti. Lo spazio è quindi una chiave fondamentale del valore aggiunto perché sostiene la relazione fra le persone e con il contesto.”

Maddalena Losindaco fornisce un ulteriore stimolo per ripensare agli spazi a partire dal lavoro contemporaneo. Il lavoro è fluido e needs based per spazi per collaborare, concentrarsi, conciliare; activity based, niente scrivanie fisse, ma aree dedicate a diverse tipologie di attività; wellbeing oriented assicurato da ergonomia, spazi verdi, luce naturale e aree relax. Tratti contenuti in WELL protocollo per l’architettura del benessere al lavoro.

Che valenza assume la gestione dello spazio-tempo nelle organizzazioni contemporanee, reticolari, asincrone, ovunque, basate sui processi e progetti e team inter-funzionali, data driven, con labili confini esterni?

Come facciamo a incrementare il valore aggiunto dello spazio-tempo organizzativo?

Su queste domande si sono sfidati nel business-game a squadre i gruppi di colleghi durante la X-Lab disegnando gli spazi esterni e interni dell’azienda Human Research for Beauty coerenti con le esigenze contemporanee.

Il game è stato progettato da Elena Caffarena e Giovanni de Niederhausern, Senior VP Architecture & Product Design Pininfarina con il contributo di Valeria Valerio e Alfonso Orfanelli, AIDP Abruzzo, Cristian Esposito, coordinatore giovani AIDP Emilia-Romagna con il coordinamento di Roberto Mattio CHRO Pininfarina e Vicepresidente Vicario AIDP ed è stato animato dagli stessi colleghi con il supporto delle socie Aidp e consulenti PRAXI Pamela Melato, Cristina Bronzini ed Eleonora Chiodino.

Lo storytelling per il design degli esterni e degli interni traccia storia, obiettivi di sviluppo e valori guida di Human Research fo Beauty.

Ciascuna persona interpreta nella squadra un ruolo che dovrà essere considerato nel disegno degli spazi. Ruolo che si determina attingendo una carta posizione con le responsabilità e gli obiettivi professionali e una carta persona con la storia e le esigenze individuali. Un modo giocoso per presentarsi alla propria squadra ma anche per far emergere l’unicità di ciascuno e la capacità della squadra di accogliere le differenze e personalizzare gli spazi sulla base delle diverse caratteristiche personali e professionali.

Inizia la sfida! Le squadre costruiscono, grazie ad un kit di materiali vari, il manufatto della struttura esterna e interna la loro azienda. Un luogo iconico e rappresentativo dei valori dell’azienda, senza dimenticare le istanze individuali, che renda orgogliosi dipendenti, clienti e comunità valorizzando il ruolo del tempo e dello spazio nel lavoro contemporaneo.

Quanta fantasia, riflessioni, discussioni, impegno. Un confronto ricco e serrato che ha portato ciascuna squadra a trasformare le idee e proposte individuali in un risultato creativo di gruppo.

Inizia quindi la fase competitiva, scegliendo la modalità responsabilizzante dell’autovalutazione del manufatto di ciascuna squadra. 22 domande, basate sul modello WELL per il benessere e sulla capacità dello spazio di sostenere l’innovazione organizzativa, e una scala “giocosa”.

I partecipanti sono stati responsabili nell’autovalutazione da cui emerge una maggiore attenzione al ruolo dello spazio come elemento di comunicazione interna ed esterna dei valori aziendali e come fattore di facilitazione del lavoro in base all’attività da svolgere e alla salute del lavoratore e una minore attenzione alla valutazione del ritorno dell’investimento in termini di business, motivazione e produttività.

Se avessimo potuto misurare il livello di serotonina, l’ormone del benessere, generato dall’attività e dalle interazioni nei gruppi, avremmo probabilmente scoperto dati sorprendenti. I sorrisi spontanei e i commenti entusiasti sulla soddisfazione per il lavoro svolto non erano solo semplici segnali positivi, ma veri e propri indicatori di un ambiente di lavoro che nutre il benessere e la motivazione delle persone grazie ad un’interazione creativa e proficua.

Forse non potremo rifare interamente la nostra azienda, ma possiamo creare uno spazio che valorizza il nuovo tempo di lavoro.

Possiamo certamente:

Dedicare spazi in base all’attività da svolgere
Favorire la vicinanza e i punti di contatto fra le persone che maggiormente devono conoscersi e collaborare (processi e progetti)
Dotarsi di spazi e strumenti che facilitano il lavoro ibrido
Favorire la socialità fra le persone
Diffondere la conoscenza degli strumenti per la collaborazione a distanza e asincrona
Migliorare il benessere anche con piccoli interventi