Adottare un approccio evoluto a questo tema può generare molte potenzialità e valore per l’azienda. Ma gestirlo in modo efficace è una sfida che va affrontata con gli strumenti giusti per controllare, ma soprattutto prevedere ed essere pronti a rispondere ai cambiamenti, con rapidità e flessibilità.
Tenere sotto controllo, prevedere e pianificare i costi del personale è uno degli aspetti più critici nella gestione HR. Richiede attenta pianificazione e analisi dettagliata, ma può portare notevoli benefici se eseguito in modo efficiente.
Le difficoltà nella gestione della previsione dei costi del personale derivano soprattutto dal fatto che le direzioni HR sono strutturate per l’elaborazione del processo di payroll recependo dalle linee aziendali le variazioni (ore straordinarie, assenze, indennità varie, premi collettivi o individuali, una tantum, etc…). In questo scenario, il direttore HR si trova spesso sotto pressione, poiché, quando si tratta di convertire informazioni gestionali (per esempio un aumento della produzione e del fatturato) nell’impatto sul costo del personale, emergono sfide significative: non sempre sono disponibili le competenze, il tempo, le procedure e gli strumenti per fornire alla direzione aziendale gli insight economici di cui ha bisogno.
Da una parte ci sono i dati consuntivi, precisi al centesimo; dall’altra, informazioni destrutturate che arrivano dalle linee (stima del turnover, l’opportunità di fare ore straordinarie o di “smaltire le ferie”, di usare più contratti di somministrazione, aumenti, rinnovi contrattuali…). Tutto questo può risultare complicato da gestire, poiché va codificato e utilizzato per fare delle simulazioni attendibili: il valore della funzione HR si misura, pertanto, proprio dalla capacità di impostare un processo efficace di gestione delle informazioni dal campo e di disporre senza soluzione di continuità dei dati utilizzati nel processo di payroll.
Va da sé che il fattore abilitante di tutto questo sia la disponibilità di uno strumento efficace per calcolare, prevedere, simulare scenari. Senza, un HR rischia di prendere decisioni basate su dati incompleti o non aggiornati, mentre con le giuste risorse può innanzitutto controllare i costi, elemento essenziale per garantire la sostenibilità finanziaria dell’azienda. Inoltre, uno strumento adeguato consente di fare piani a lungo termine, perché permette di anticipare le necessità future di personale e di pianificare le risorse in modo coerente. Un budget dei costi del personale ben progettato è allineato con gli obiettivi strategici aziendali ed è flessibile, per adattarsi velocemente ai cambiamenti nelle condizioni di mercato o alle esigenze dell’organizzazione, che sono in continua evoluzione. Bisogna poter simulare ed esplorare scenari alternativi di crescita (best case) o di riduzione (worst case) per essere preparati a una varietà di sfide, anche inaspettate: dall’aumento delle assunzioni e della spesa per il personale, alla necessità di congelare le assunzioni, ridurre i bonus o adottare altre misure di controllo.
Noi HR dobbiamo dotarci di tutti i processi e strumenti di supporto per poter generare velocemente previsioni affidabili. La sfida non risiede solo nella precisione amministrativa, ma nella capacità di reagire rapidamente. Un’ottica in cui la differenza non la fa la precisione “amministrativa” che necessariamente dobbiamo avere in fase di elaborazione del payroll, ma la rapidità e la flessibilità di chi si occupa di scenari futuri per la gestione aziendale.
Fabrizio Armenia, People & Organization Director INAZ
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